Besonders bargeldintensive Betriebe haben mit den gesetzlichen Verschärfungen und strikten Vorgaben der Finanzverwaltung rund um das Thema Kasse zu kämpfen. Spätestens seit dem Inkrafttreten des sog. Kassengesetzes am 29.12.2016 sind die Anforderungen an die Kassenführung und die elektronischen Kassensysteme stark gestiegen. Folgende Punkte müssen unter anderem erfüllt sein:
Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten
Es besteht eine gesetzliche Einzelaufzeichnungspflicht Datenzugriff durch die Finanzverwaltung bei Dritten nach vorheriger Ankündigung
Unveränderbare Einzelaufzeichnung aller relevanten Daten des Kassensystems insbesondere elektronisch erzeugte Rechnungen, Journal, Auswertungs-, Programmier- und Stammänderungsdaten)
Aufbewahrung der Daten, Bedienungsanleitungen, Handbücher sowie Wartungsprotokolle über 10 Jahre
Die Daten müssen dem Betriebsprüfer über den Aufbewahrungszeitraum von mindestens 10 Jahren jederzeit lesbar und maschinell auswertbar zur Verfügung gestellt werden können.
Am 01.01.2018 tritt nun die nächste Stufe in Kraft, die sogenannte Kassennachschau (§ 146 b AO). Diese neue Vorschrift eröffnet der Finanzbehörde die Möglichkeit ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Betriebsprüfung während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten eine Kassenprüfung durchzuführen. Folgende Punkte sind dabei zu beachten:
Die Kasse muss jederzeit kassensturzfähig sein.
Der Ist-Kassenbestand (Zählbestand) muss ohne weiteres mit dem Buchbestand des handgeschriebenen oder elektronischen Kassenbuchs abstimmbar sein. Grundvoraussetzung dafür ist, dass die Kasse täglich geführt wird.
Kassendifferenzen stets als solche erfassen.
Fehler sind menschlich (z.B. Wechselgelddifferenzen kommen immer wieder vor). Bei täglichem Zählen sind Differenzen relativ einfach nachvollziehbar. Keine Ein- und Auszahlung ohne Belege! Bei fehlenden Fremdbelegen sind immer sofort Eigenbelege zu erstellen (z.B. bei der Entnahme).
Der Prüfer muss einen Ausweis vorzeigen, der genau zu prüfen ist.
Gut Vorbereiten: beispielsweise Geldbehältnisse vorhalten, mit denen das Geld schnell gezählt werden kann (z.B. Zählbretter)
Zählprotokolle vorhalten (bei täglicher Zählung liegen diese Protokolle in Papierform oder elektronischer Form vor); auch das Muster immer griffbereit haben
Den Prüfer unterstützen: Kassenbuch mit aktuellem Kassenbestand (mindestens dem Bestand vom Vortrag) und den Tagesbelegen vorlegen. Dem Prüfer das Geld vorzählen. Mit dem Prüfer das Zählprotokoll ausfüllen.
Offen ist, ob die Prüfung zu jeder Zeit, d.h. sofort stattfinden muss, z.B. bei starkem Kundenandrang oder Hauptgeschäftszeit. Hier ist auf das Verständnis des Prüfers zu hoffen, der die vorhandenen Kunden zu Ende bedienen lässt.
Petra Erbse
Steuerberatung München / Ausgburg
